Das wissenschaftliche Programm der DHd-Jahrestagungen wird durch ein vom Verband DHd eingesetztes Programmkomitee auf Grundlage eines Call for Papers und eines Review-Verfahrens erstellt.
Das wissenschaftliche Programmkomitee (PK) wird vom Verband DHd etwa ein Jahr vor der Konferenz eingesetzt. Es hat in der Regel 10-12 Mitglieder, die möglichst verschiedene Fachgebiete bzw. unterschiedliche Bereiche (wie die Fachbereiche der Geisteswissenschaften oder Querschnittsthemen wie Software Engineering, Datenmanagement, GLAM) und die verschiedenen deutschsprachigen Länder vertreten. Bei der Auswahl der Mitglieder soll Genderdiversität angemessen berücksichtigt werden. Die Mitglieder des PK sollen Mitglieder des Verbands DHd sein. Sie sind für höchstens fünf aufeinanderfolgende Jahre im Amt. Für jede Konferenz sollen etwa 20% der PK-Mitglieder neu ernannt werden. Das PK hat eine:n erste:n Vorsitzende:n, welche:r vom Vorstand ernannt wird. Diese Person sollte aus Gründen der Unabhängigkeit eine entfristete Stelle innehaben. Üblicherweise wird der Vorsitz von der/dem Vertreter:in der lokalen Organisation der vorhergehenden DHd-Konferenz übernommen. Der PK-Vorsitz ernennt die weiteren Mitglieder in Absprache mit dem DHd-Vorstand. Der Vorstand entsendet mindestens ein stimmberechtigtes Mitglied. Die lokale Organisation der jeweiligen Tagung entsendet eine:n Vertreter:in. Diese:r hat Stimmrecht und soll als Verbindung zwischen dem PK und der lokalen Organisation fungieren. Das Programmkomitee wählt in der konstituierenden Sitzung unter seinen Mitgliedern eine:n zweite:n Vorsitzende:n.
Das Programmkomitee diskutiert den von der lokalen Organisation vorgeschlagenen Call for Papers und den Zeitplan für die Fristen für Einreichungen und Gutachten. Der Call for Papers wird anschließend von der lokalen Organisation veröffentlicht. Der bzw. die Vorsitzende des Programmkomitees holt Vorschläge für Plenarvorträge beim PK und der lokalen Ausrichtung ein. Plenarvorträge sollen unter Berücksichtigung kultureller, disziplinärer, geographischer und anderer Arten von Diversität ausgewählt werden. Die lokale Ausrichtung kann eine Nominierung aus finanziellen Gründen oder Interessenskonflikten ablehnen. Die endgültige Auswahl der Vorträge ist Sache des PK. Stehen die Plenarvorträge fest, lädt die lokale Organisation die Vortragenden ein und ist verantwortlich für Unterbringung und Reiseplanung.
Das Programmkomitee vergibt die eingegangen Beitragsvorschläge an die Gutachter:innen. Mitglieder des PK können sich dazu bereit erklären, auch als Gutachter:in tätig zu sein.
Das PK erstellt auf der Basis der eingegangenen Gutachten das Tagungsprogramm. Dafür legt es in Absprache mit der lokalen Organisation die Anzahl der Parallelstränge der Tagung fest und beschließt einen Cut-off-Point für die Annahme von Beiträgen. Das PK betrachtet anschließend Zweifelsfälle (z. B. weit auseinander liegende Begutachtungsergebnisse) und nahe am Cut-off-Point liegende Beiträge und entscheidet über deren Annahme oder Ablehnung. Die Mitglieder des PK müssen dabei eventuelle Befangenheiten bei der Beurteilung angeben.
Schließlich ordnet das PK die angenommenen Beiträge sinnvoll in einzelne Sitzungen und sucht geeignete Sitzungsleiter:innen. Einreichende von Panels können dem PK Sitzungsleiter:innen vorschlagen, die Entscheidung über die Sitzungsleitung trifft jedoch das PK. Der Vorsitz des Programmkomitees ist außerdem zuständig für die Klärung von Beschwerden zu Gutachten oder Gutachter:innen. Sollte eine Klärung nicht erreicht werden oder eine Befangenheit vorliegen, wird die Beschwerde an die Ombudsstelle für die DHd-Konferenz weitergereicht.