Konferenzprotokoll für die Jahrestagungen des DHd-Verbands

Das vorliegende Konferenzprotokoll hat die Funktion, einige Eckpunkte zur Durchführung der Jahrestagung des DHd-Verbands festzulegen. Es beschreibt insbesondere einige Verantwortlichkeiten, die das lokale Organisationsteam (LO) bzw. die ausrichtende Institution übernimmt. Die Kenntnis und Einhaltung der hier beschriebenen Regelungen wird von den erfolgreichen Bewerbern um die Ausrichtung schriftlich bestätigt. (Das Konferenzprotokoll wurde vom Vorstand des DHd-Verbands entwickelt und liegt hier in der Fassung von Mai 2018 vor.)

Das wissenschaftliche Programm der Tagung wird durch ein vom Fachverband eingesetztes internationales Programmkomitee auf Grundlage eines Calls for Papers und Review-Verfahrens erstellt. Die Rolle des Programmkomitees (PK) ist in einem Text näher beschrieben, der auf der Webseite des DHd-Verbands einsehbar ist: http://dig-hum.de/wissenschaftliches-programmkomitee-der-konferenzen-dhd. Die hieraus resultierende Arbeitsteilung zwischen LO und PK muss respektiert werden. Das LO entsendet eine Vertreterin / einen Vertreter in das PK, die / der dort mit Stimmrecht vertreten ist und ggfs. die Rolle des stellvertretenden PK-Vorsitzenden übernimmt. Außerdem wird erwartet, dass diese Vertreterin oder dieser Vertreter ihre / seine Bereitschaft erklärt, den Vorsitz des Programmkomitees der Folgetagung zu übernehmen.

Die Programmstruktur der Tagung soll in der Regel zwei Tage für Workshops und drei Tage für das Hauptprogramm beinhalten. Das Hauptprogramm besteht aus (in der Regel zwei) Plenarvorträgen, parallelen Sektionen mit wissenschaftlichen Vorträgen, Paneldiskussionen und Posterpräsentationen sowie ggfs. Posterslam. Die Einführung neuer Formate ist in Abstimmung mit dem Verbandsvorstand und dem Programmkomitee möglich.

Die ausrichtende Institution ist verantwortlich für die Bereitstellung der Tagungsräume und aller notwendigen Infrastruktur, für die Organisation und Sicherstellung des reibungslosen Ablaufs der Tagung, die Organisation von Social Events und die Einrichtung und Pflege einer Tagungs-Website sowie die Öffentlichkeitsarbeit vor Ort.

Die Veranstaltung firmiert unter dem Titel „DHd 2020, [Veranstaltungsthema], Jahrestagung des Verbandes Digital Humanities im deutschsprachigen Raum, ausgerichtet von [ausrichtende Institution].“ Der DHd-Verband muss auf der Homepage, im Programmheft, im Book of Abstract sowie auf Flyern, Postern etc. mit Bezeichnung und Logo genannt sein.

Eine hohe Sichtbarkeit der Tagung im deutschsprachigen Raum ist vom LO sicherzustellen. Bei der Erstellung der Tagungs-Website und allen PR-relevanten Maßnahmen bitten wir um kontinuierliche Abstimmung mit der Tagungskoordinatorin / dem Tagungskoordinator des Verbandes.

Die Tagungsfinanzierung erfolgt über Teilnahmegebühren und von der ausrichtenden Institution bereitgestellte oder über Sponsoren eingeworbene finanzielle Mittel. Die erhobene Tagungsgebühr ist mit dem Vorstand des Fachverbandes abzustimmen und soll vier Kategorien umfassen: Nicht-Mitglieder der DHd, Mitglieder DHd, studentische Nicht-Mitglieder der DHd, studentische Mitglieder DHd. Die Differenz der Tagungsgebühren für Nicht-Mitglieder und Mitglieder des DHd soll die Höhe des jeweils gültigen Mitgliedsbeitrags überschreiten. Eine rückzuerstattende Anschubfinanzierung durch den DHd-Verband kann vereinbart werden.

Es ist Aufgabe des LO, ein Book of Abstracts zu erstellen, in digitaler sowie ggfs. in Printform. Dabei soll darauf geachtet werden, dass eine Fassung der Beiträge in einem offenen, standardisierten und für die längerfristige Archivierung geeigneten Format wie XML-TEI entsteht. In den letzten Jahren hat sich dafür die Nutzung des DH ConValidators bewährt. Beim Einreichen der Beiträge muss das Einverständnis der Autorinnen und Autoren eingeholt werden, dass die Abstracts mit einer Creative Commons Attribution Lizenz (CC BY) versehen und publiziert werden.

Es wird erwartet, dass ein Konferenz-Management und Bezahlsystem eingesetzt wird. In den letzten Jahren hat sich hierfür Conftool bewährt, das auch die Integration des DH ConValidators erlaubt und dessen Verwendung daher erwartet wird.

Es wird erwartet, dass das LO ein Konzept zur Förderung von Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissenschaftlern (inkl. Studierender) entwickelt und umsetzt. Dieses kann u.a. die Struktur der Tagungsgebühren oder Stipendienprogramme betreffen, aber auch andere Maßnahmen zur optimalen Integration von Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissenschaftlern in das Programm und die Community.

Das LO muss schon in der Bewerbung um die Ausrichtung der Tagung einen Ansprechpartner benennen, der mit der Tagungskoordinatorin oder dem Tagungskoordinator des Verbands (derzeit Evelyn Gius, Hamburg: evelyn.gius"AT"uni-hamburg.de) eng zusammenarbeitet.
 

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